Ich bekomme eine Fehlermeldungen beim Versand von E-Mails

Viele Praxen bekommen seit einigen Wochen verstärkt Probleme Beim Versand von E-Mails. Das erkennt man, wenn nach dem Versand eine automatische E-Mail mit dem Betreff „Mail delivery failed: returning message to sender“ im Posteingang landet.

Häufige Ursache für den Fehler

Es kann viele Ursachen geben, warum eine Nachricht nicht zugestellt werden kann (falsche/gelöschte Adresse, Postfach des Empfängers ist voll, technische Fehler…).

Zum Schutz vor Betrug werden E-Mails aber immer häufiger auf Ihre „Echtheit“ geprüft. Es ist technisch sehr einfach eine Mailadresse komplett zu fälschen und sich als der Absender auszugeben. Kriminelle versuchen so eine glaubhafte E-Mail zu erzeugen und den Empfänger zum Klick auf Verlinkungen im Text zu verleiten (bspw. Phishing Mails).

Um das zu erschweren müssen die E-Mail Server des Absenders immer häufiger nachweisen, dass sie „dazu berechtigt sind, diese Nachricht zu senden“. Hierzu werden Signatur- und Authentifizierungsverfahren genutzt.

So lösen Sie das Problem

Sie müssen in Ihrem Mailserver neue Sicherheitsprotokolle hinzufügen. Entweder nutzen Sie das DKIM (DomainKeys Identified Mail) oder das SPF (Sender Policy Framework) Protokoll.

Die Einrichtung ist im Grunde einfach, Sie müssen sich bei Ihrem E-Mail Provider einloggen und dort unter den Sicherheitseinstellungen eine dieser Optionen aktivieren.

Ihr Systembetreuer kann Ihnen in jedem Fall helfen, wenn Sie sich die Arbeit nicht zutrauen – keine Sorge!

Was passiert, wenn ich das nicht einrichte?

Wenn Sie diesen Eintrag nicht vornehmen, werden Ihre E-Mails zukünftig von den Mailprovidern Ihrer PatientInnen und KlientInnen nicht mehr akzeptiert. Solange, bis Sie den Eintrag gesetzt haben, werden also Ihre Nachrichten nicht mehr zugestellt.

E-Mail in ambulanten Praxen

E-Mail ist grundsätzlich ein zeitgemäßes Kommunikationsmittel und um Längen besser geeignet mit PatientInnen Nachrichten auszutauschen, als es WhatsApp oder andere Messenger sind.

Dennoch haben E-Mails einige Nachteile und bringen Probleme mit sich:

– Eine E-Mail ist grundsätzlich unverschlüsselt und kann potenziell von Dritten eingesehen werden;

– Sie wissen nie, wer am anderen Ende eine Nachricht liest. Geht das Smartphone Ihres Patienten verloren, kann die Nachricht von unbefugten Personen gelesen werden;

– E-Mails können leicht gefälscht werden. Sowohl Sie selbst, als auch Ihre PatientInnen können darüber leicht Ziel eines Betrugsversuchs werden (Phishing). Trotz aller Vorsicht bleibt es möglich, dass die Absendeadresse Ihrer Praxis gefälscht und missbraucht wird.

Achten Sie also bitte genau auf seltsames Verhalten oder Ungereimtheiten in Ihrem Posteingang.

Klicken Sie nur Nachrichten an, bei denen absolut kein Zweifel über die Echtheit besteht. Im Zweifelsfall löschen Sie die Nachricht oder fragen telefonisch beim Absender nach, ob er Ihnen etwas schreiben wollte.

Erstellen Sie für Ihre Praxis unbedingt eine interne Richtlinie, wie mit E-Mail umgegangen wird und betrachten Sie das thema genau in Ihrem Datenschutzkonzept und dem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten!

In E-Mails dürfen nie sensible Gesundheitsinformationen ausgetauscht werden, außer Ihre PatientInnen haben darin explizit (am Besten schriftlich) eingewilligt.